Planung ist das halbe Leben heißt es doch immer wieder und es ist in der Tat so und das vor allem auch in einem Berufsfeld, bei dem die Taktung von Ereignissen so hoch ist wie im Recruiting. Daher macht es Sinn sich immer mal umzublicken und anzuschauen wie man sich selbst und seine Arbeitsweise optimieren und ggf. verbessern kann. Aus technischer Perspektive habe ich diese Thematik schon das ein oder andere Mal beleuchtet und auch unter dem Stichwort des Augmented Recruiting besprochen. Jetzt soll es, zwar auch unter dem Schirm des Augmented Recruiting aber eher um die Arbeitssteuerung am Desk gehen, also um das klassische Organisieren unserer Recruiting ToDos. Ich selbst mache da fast nichts auf Tagesbasis und bin da eher mit Langzeitplänen unterwegs – wäre aber gespannt zu lesen was ihr so macht und wie ihr euch so organisiert. Aber schauen wir mal was es da so gibt.
Die wahrscheinliche bekannteste Art Zeitmanagement zu betreiben ist die Eisenhower-Methode. Dafür gibt es unterschiedliche Ansätze, aber es geht im Kern darum, die anstehenden Aufgaben zu bewerten und in eine Matrix oder in ein ABC-Ranking zu bekommen. A-Aufgaben müssen dann sofort erledigt werden, B-Aufgaben geplant und C-Aufgaben sind Zeitfresser und müssen besonders behandelt werden.
Eine Methode, die ihren Ursprung in einem Mark Twain Zitat findet und daher einen echt witzigen Namen trägt ist die Eat-the-Frog-Methode. Frei übersetzt soll das wohl „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ heißen und so soll dann auch die Arbeit organisiert werden. Laut dieser Idee sollte die schwierigste Tagesaufgabe oder die, auf die man so gar keinen Bock hat direkt als erste angegangen werden damit der restliche Tag dann entspannter ist. Ich mache das in der Tat öfter mal so, ohne diese Methode so gekannt zu haben und finde das recht nice.
Jetzt kommt eine Methode, die sich mehr auf das fokussierte Arbeiten konzentriert und daher nicht nur organisiert, sondern auch versucht Einfluss auf die Arbeitsergebnisse zu nehmen. Es ist die Pomodoro-Technik, die nach einer kleinen tomatenförmigen Küchenuhr so benannt wurde. Sie hat 5 Schritte: Im ersten Schritt sollen alle zu erledigten Aufgaben schriftlich gesammelt werden. Im zweiten Schritt wird der Tomatenwecker auf 25 Minuten eingestellt und der dritte Schritt ist dann der 25-minütige (störungsfreie) Arbeitsintervall. Danach folgt mit dem 4. Schritt eine Pause. Im Idealfall wiederholt man diesen Vorgang 3-5-mal und legt dann eine 30-minütige Pause ein, der 5. Schritt.
Zum Schluss will ich noch eine Methode vorstellen, die vom recht bekannten Zeitmanagementberater David Allen stammt und sich Getting Things Done (GTD) nennt. Diese Methode ist recht populär und basiert auf einem Workflow-Konzept, welches auf 5 Schritten beruht, die aufeinander aufbauen. (1) Zu Beginn steht „alles erfassen“ auf dem Plan und es ist auch genauso gemeint. Es soll alles was kurz- mittel- und langfristig erledigt werden soll erfasst werden. Dann kommt das (2) anschauen und sortieren der erfassten Aufgaben und Dinge. Hierbei soll es darum gehen was wann und wie erledigt werden kann, was man ggf. selbst machen muss und was auch im Team gemacht werden kann etc. Im (3). Schritt werden dann Kontexte erstellt, in denen die Aufgaben zu erledigen sind und sie werden auch in kleinteilige Handlungsschritte zerlegt, sofern das notwendig ist. Das erinnert ein wenig an User-Stories und Aufgaben. Immer wieder wird wie im folgenden Schritt (4) alles durchgegangen und angeleichen, da GTD als eine Art System zu verstehen ist bei dem sich auch Dinge verschieben können. Und nun folgt der entscheidende Schritt erledigen (5) bei dem selbst entschieden werden kann was wie getan wird. Diese Methode ist ein ganzes Workflow-System das tatsächlich erlernt werden muss, um es richtig anwenden zu können. Wer das möchte, sollte sich daher entsprechend informieren.