Active Sourcing hat sich als eigenständiger Arbeitsbereich innerhalb von Recruiting Organisationen mittlerweile vollständig etabliert und denke auch bewiesen. Und als quasi selbstständig arbeitender Berufszweig des Recruitings ist es somit auch nicht überraschend das sich Active Sourcing neben einem eigenen Prozess-Design auch eigene Arbeitsmethoden und Handwerkszeuge entwickelt und zurechtgelegt hat. Ein ganz entscheidender Aspekt ist hierbei das führende Software-System, bei dem sich wie so oft die Geister scheiden. Dem Active Sourcing stehen aber verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die neben den bekannten und im Recruiting üblicherweise eingesetzten Bewerbermanagement-Systemen zum Einsatz kommen können. Eine Möglichkeit sind dabei die sogenannten CRM-Systeme. Kurz zusammengefasst ist ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System), eine Software, die das Managen von Kundendaten unterstützt. Die grundständige Zielrichtung der CRM-Systeme ist das Vertriebsmanagement, wofür sie unterschiedlichste Informationen bereitstellen und Analysen durchführen. Am Markt werden derzeit drei Arten von CRM-System angeboten die sich in kommerzielle Standardsysteme, Open-Source-Systeme und Cloud-CRM-Systeme unterteilen lassen. Die zuletzt genannten sind hierbei die derzeit führenden Systeme und haben ganzes Bündel an Funktionen, die auch im Active Sourcing (AS) spannend sein können:

Kontaktdatenmanagement und Leadmanagement ist wohl eine der Hauptfunktionen und stärken der CRM-Systeme und auch einer der Bereiche, die für das AS sehr interessant sind. Zum einen können in einem CRM Daten aus sämtlichen Netzwerken und anderen Quellen in denen gesourced wird zusammengetragen und einheitlich abgelegt werden. Kontaktverläufe, Touchpoints und Reminder sind so transparent planbar und Redundanzen vermeidbar. Zum anderen können bei vielen CRM im Rahmen des Leadmanagement Pools und Funnels aufgebaut und bestens verwaltet werden.

Dazu kommt der breite und tiefgehende Bereich der Analytics der bis zu „Vertriebsprognosen“ reichen kann. Hier geben die CRM-Systeme hinweise, welche Kunden wohl am ehesten auf welche Produkte „anspringen“ und wo somit mit den Vertriebsaktivitäten zu beginnen ist. Dieser Ansatz lässt sich natürlich auch bestens ins Active Sourcing integrieren, um so Ansprachen priorisieren zu können.

Abgerundet wird das Ganze meist mit umfangreichen eMail-Marketing Modulen, die sich unterschiedlich einsetzen lassen. Im Kontext der Recruiting-Pool bzw. AS-Pool-Bewirtschaftung können Kommunikationsformen und -wege etabliert und standardisiert unterhalten werden. Eine zugehörige und meist auch sehr umfassende Tracking- und Analysesuite ist für diese Module in aller regal ebenfalls mit an Bord. 

Darüber hinaus bieten die CRM-Systeme gute Möglichkeiten für die interne Team-Kommunikation sowie die Dokumentation entsprechender Prozesse und abgesprochener Abläufe an. Da die meisten Systeme mittlerweile voll mobilfähig sind, werden diese kommunikativen Parts auch unter Umständen hin zu den Kandidatinnen in Form von Instant Messaging Modulen abgebildet.

So grundsätzlich bieten CRM-Systeme eine ganze Fülle zielgerichteter Funktionalitäten, die ein Active Sourcing unterstützen können. Es gilt immer abzuwägen, ob alle Funktionen benötigt werden und ob die meisten Funktionen nicht im eingesetzte Bewerbermanagement-System zu finden sind