Ein Recruiting Target Operating Model (TOM) ist weit mehr als ein Organigramm oder Prozesshandbuch. Es ist das strategische und operative Betriebsmodell einer Recruiting Organisation, also die Struktur, nach der Recruiting arbeitet, gesteuert wird und wie es im Unternehmen verankert ist. In diesem Recruiting FAQ erfährst du, was ein Recruiting TOM ist, warum es gerade im Recruiting so wichtig ist, welche Bestandteile es umfasst und wie man es erfolgreich einführt.
Was ist ein Recruiting Target Operating Model (TOM)?
Ein Recruiting TOM ist ein strukturierter Rahmen, der beschreibt, wie Recruiting als Organisation funktioniert, mit welchen Rollen, Prozessen, Tools, Schnittstellen und Steuerungsmechanismen. Es beantwortet also die zentrale Frage: Wie arbeitet Recruiting aktuell und wie sollte es arbeiten, um wirksam, effizient und anschlussfähig zu sein?
Das Recruiting TOM dient quasi als „Betriebsanleitung“ für Recruiting und übersetzt die Recruiting Strategie in konkrete Strukturen. Es bildet ab, wie Menschen, Prozesse und Technologie im zusammenspielen, um gemeinsam die Ziele des Recruitings zu erreichen.
Zentrale Elemente eines Recruiting TOM sind:
- Organisation & Struktur (zentral, dezentral, hybrid)
- Rollen & Verantwortlichkeiten (Recruiter, Sourcer, Hiring Manager, HRBP etc.)
- Prozesse & Governance (z. B. Freigabe, Interview, Kommunikation)
- Technologie & Tools (ATS, KI, CRM, Analytics, Automatisierung)
- Steuerung & KPIs (z. B. Effizienz, Qualität, Candidate Experience)
Ein TOM schafft also Ordnung in der Komplexität moderner Recruiting Organisationen und macht aus Einzelmaßnahmen ein integriertes System.
Welche Vorteile bringt ein Recruiting TOM für die Recruiting Organisation?
Recruiting Organisationen arbeiten heute in dynamischen, vernetzten Strukturen. Ein TOM sorgt dafür, dass diese Komplexität steuerbar bleibt und die Recruiting Wertschöpfung nicht vom Zufall oder Einzelpersonen abhängt.
Ein Recruiting TOM schafft somit Klarheit, Konsistenz und Anschlussfähigkeit und das nach innen wie nach außen. Es beschreibt nicht nur die Rollen, sondern auch deren Zusammenspiel und Prioritäten. Dadurch wird Recruiting professionalisiert und planbar.
Ein Recruiting TOM bringt:
- Rollen- und Prozessklarheit: Wer macht was, wann und wie?
- Skalierbarkeit: Prozesse und Strukturen sind auf Wachstum ausgelegt.
- Qualitätssicherung: Standards und Governance sichern gleichbleibende Recruiting Qualität.
- Transparenz: KPIs, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege sind klar definiert.
- Strategische Anschlussfähigkeit: Recruiting ist sichtbar in Unternehmensplanung und HR-Strategie eingebettet.
Kurz gesagt: Ein Recruiting TOM schafft das organisatorische Fundament für Recruiting Exzellenz.
Warum braucht gerade eine Recruiting Organisation ein eigenes TOM?
Recruiting ist nicht einfach eine HR-Funktion sondern es ist ein eigenständiger Unternehmensprozess mit hoher Dynamik, Marktbezug und Kommunikationsintensität. Daher funktioniert ein allgemeines HR-Betriebsmodell für Recruiting oft nicht.
Ein Recruiting TOM berücksichtigt die spezifischen Anforderungen des Recruitings: Zeitdruck, Fachbereichsinteraktion, Technologievielfalt und Candidate Experience. Es sorgt dafür, dass Recruiting als eigene Organisationseinheit wahrgenommen und gesteuert wird und das mit eigenen Rollen, Regeln und KPIs.
Ohne eigenes TOM:
- bleibt Recruiting reaktiv und abhängig von Fachbereichen,
- fehlen klare Zuständigkeiten und Schnittstellen,
- werden Ressourcen falsch eingesetzt oder ineffizient genutzt.
Mit Recruiting TOM:
- wird Recruiting zum strategischen Partner,
- gewinnt Klarheit über Prozesse, Tools und Prioritäten,
- und wird anschlussfähig an Unternehmens- und HR-Strategien.
Ein Recruiting TOM ist also kein Zusatz, sondern die Grundlage für professionelles, skalierbares Recruiting.
Wie sieht das konkrete Modell eines Recruiting TOM in der Praxis aus?
Ein praxisnahes Recruiting TOM besteht typischerweise aus mehreren Dimensionen, die ineinandergreifen. Es beschreibt sowohl die Struktur der Recruiting Organisation als auch deren Steuerungslogik und Schnittstellen.
Das Modell unterscheidet zwischen operativer Ebene (Prozesse und Tools), organisationaler Ebene (Rollen und Verantwortlichkeiten) und strategischer Ebene (Steuerung, KPIs, Governance). Diese Ebenen bilden zusammen ein ganzheitliches System, das Recruiting planbar, messbar und steuerbar macht.
Typische Bausteine eines TOM:
- Rollen & Verantwortlichkeiten: z. B. wer steuert Funnel, wer verantwortet Employer Branding, wer misst Qualität.
- Prozesse & Workflows: einheitliche Standards für Kommunikation, Feedback, Entscheidung.
- Technologie & Daten: welche Systeme greifen ineinander, welche Daten werden genutzt.
- Steuerung & KPIs: klare Kennzahlen, die Wirkung und Effizienz abbilden.
- Governance & Kommunikation: Rahmen für Zusammenarbeit mit HR, Business und externen Partnern.
Ein Recruiting TOM ist kein starres Konzept, sondern ein lebendes Modell, das mit der Organisation wächst und es liefert Orientierung und Entwicklungsrichtung zugleich.
Wie führt man das Recruiting TOM in der Recruiting Organisation ein?
Die Einführung eines TOM ist keine reine Strukturreform, sondern ein Transformationsprozess. Entscheidend ist, dass das Modell nicht „verordnet“, sondern gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern entwickelt wird: Recruiting, HR, Fachbereiche und Führung.
Schritte zur Einführung:
- Ist-Analyse: Wie arbeitet Recruiting heute? Wo liegen Reibungen, Lücken, Unklarheiten?
- Zielbild definieren: Welche Rolle soll Recruiting im Unternehmen spielen?
- Recruiting TOM entwickeln: Struktur, Rollen, Prozesse, Tools, Steuerung festlegen.
- Pilotphase: In ausgewählten Bereichen testen und anpassen.
- Rollout & Verankerung: TOM in Routinen, Kommunikation und Reporting einbinden.
Erfolgsfaktoren:
- Partizipation – Recruiting Teams aktiv einbinden.
- Kommunikation – Ziele, Nutzen und Vorgehen transparent machen.
- Kontinuität – TOM ist kein Projekt, sondern eine Organisationsentwicklung.
Ein gutes Recruiting TOM wächst mit seiner Organisation. Es schafft Struktur ohne Bürokratie, Klarheit ohne Starrheit und Steuerbarkeit ohne Kontrollverlust.
Das Recruiting TOM ist das Herzstück moderner Recruiting Organisationen. Es macht Recruiting steuerbar, sichtbar und anschlussfähig, sowohl operativ als auch strategisch. Ohne TOM bleibt Recruiting fragmentiert. Mit TOM wird es zu einer integrierten, professionellen Organisation, die Qualität, Effizienz und Wirkung vereint.
Meine Dienstleistungen
Erfolgreiche Recruiting-Strategien entwickeln
Zukunftsfähige Recruiting-Organisationen gestalten
Dabei verfolge ich das Ziel, Employer Branding, HR-Marketing und Recruiting miteinander zu verzahnen und das Recruiting als strategischen Business Partner im Unternehmen zu etablieren.