Der Recruitingprozess ist nach wie vor die zentrale Handlungskette im Recruiting und muss daher auch regelmäßig hinterfragt und optimiert werden. Mit Techniken und Methoden der Prozessmodellierung können Prozesse beschrieben, mittels Grafiken übersichtlich dargestellt und Gaps ermittelt werden. Dabei wird das Ziel verfolgt, komplexe Prozesse auf eine vereinfachte und verständliche Sichtweise zu reduzieren, um letzten Endes eine systematische und vollständige Prozessstruktur in die Recruiting-Organisation integrieren zu können.

Sollten im Unternehmen Methoden der Prozessmodellierung im Einsatz sein, ist immer zu empfehlen diese zu verwendenden. Bekannte Ansätze sind hier beispielsweise BPMN oder EPK. Beginnen wir auf einem Green-Field, sollte die Grundvoraussetzung sein, dass alle Informationen über den zu modellierenden Recruiting-Prozess vorliegen um dann eine Entscheidung über den Ansatz treffen zu können. Es können Top-Down- oder Bottom-Up-Ansätze verfolgt werden. Heißt konkret: bei einer Ist-Prozessermittlung ist ein Bottom-Up- und bei der Soll-Prozessermittlung ist ein Top-Down-Ansatz zu empfehlenswert.

Im nächsten Schritt werden in Workshops die sogenannten Aktivitätendimensionen erarbeitet. Anschließend werden weitere Prozess-Dimensionen hinzugefügt um ein umfassendes Prozessbild herzustellen. Dafür ist es sinnvoll, auch externe Prozessbeteiligte einzubinden, da sie für mehr Transparenz und auch weitere Informationen sorgen können. Zusätzlich wird nach der Erstellung des Prozessbildes die Recruiting-Organisation analysiert und Schnittstellen benannt. Damit ist der Ist-Prozesserhaben. Die Soll-Prozessmodellierung erfolgt analog, nur werden nun in einem Model, anforderungsgerecht neue Prozessstrukturen im Einklang im der Recruiting-Organisation festgelegt und Strategien für die Erreichung festgelegt.

Anwendung in der Recruiting-Praxis

  • Prozessmodellierungen können in der Recruiting-Praxis vielerlei Anwendung finden und auch Hilfestellungen bieten. Die hier vorgestellte Methode, eigene sich vor allem in Matrix- und Ablauforganisationen. Für die agile Prozessorganisation werde ich einen weiteren Artikel schreiben. Jedoch sind die Einsatzbereiche für beide methodischen Ansätze identisch:
  • Bei einer Reorganisation der Recruiting-Organisation empfiehlt ist sich immer, den Recruiting-Prozess auf den Prüfstand zu stellen und grundlegend zu hinterfragen. Gerade in volatilen Bewerbermärkten ist die Anpassung von Prozessen auf bestimmte Zielgruppen in modernen Recruiting-Organisationen sicherlich ein muss.
  • Im Rahmen des Workflow-Managements können auch Teilprozesse leaner, schneller und sicherlich auch kostengünstiger gestaltet werden. Beispielsweise können Prozesse wie das Schalten von Stellenanzeigen, das Terminieren von Interviews oder das Erstatten von Reisekosten neu modelliert werden. In diesem Zuge hilft die Unterscheidung von Prozesstypen.
  • Die Integration von Dritten, also Agenturen, Dienstleistern, Personalberatern, internen Anspruchshaltern, Plattformen usw. kann zum einen sichtbar und zum anderen auch neu organisiert und überdacht werden.
  • Die einzelnen Prozesse lassen sich dann auch unter dem Aspekt der Digitalisierung bewerten und wo nötig und möglich in diesem Sinne auch vorantreiben.
  • Zu guter Letzt dein gut modellierter und transparenter Prozess dem internen Wissensmanagement und sorgt so für übergreifende Kommunikation.

Es kann also festgehalten werden, dass Prozessmodellierung Transparenz schafft, denn oftmals haben sich über Jahre viele unstrukturierte und überflüssige Abläufe in Recruiting-Organisationen festgesetzt, die erst durch Abbildung in einem Modell offensichtlich ins Auge stechen. Ganz nebenbei können Prozessmodelle auch zur Einarbeitung oder gar zur Schulung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dienen.

Modelliert ihr euren Prozess?